Software helpdesk, come migliorarlo per renderlo più efficiente?
Esiste il miglior software helpdesk al mondo? Può darsi, ma servono le giuste fondamenta per renderlo tale.
Cosa non deve mancare al tuo software helpdesk
Ogni software helpdesk è a se stante, così come ogni azienda ha le proprie esigenze. Ma ogni realtà vuole rendere il proprio servizio clienti eccellente e questi 4 aspetti non devono mancare affinché il ticketing software sia in grado di aiutare gli agenti a migliorare il customer care.
L’impressione iniziale riveste un’importanza fondamentale
Il primo contatto tra un cliente e uno dei tuoi rappresentanti deve essere rappresentativo del livello di assistenza che verrà garantito dalla tua azienda in ogni occasione. Questo primo incontro deve essere contraddistinto da una comunicazione gentile, cortese, trasparente e diretta e il tono e la modalità di assistenza devono variare in base al brand e al settore di appartenenza.
Evita di lasciare i clienti nell’ombra
Soprattutto quando si tratta di problematiche complesse che richiedono un’assistenza tecnica, è importante mantenere i clienti costantemente informati sullo stato delle loro richieste. Anche se l’attività è intensa e frenetica, è essenziale comunicare con chiarezza e trasparenza sugli sviluppi delle loro segnalazioni, evitando che il cliente si senta trascurato o ignorato.
Analizza il passato per comprendere il presente
Nel caso in cui un cliente abbia presentato richieste simili in passato, è utile indagare se si tratta di un problema ricorrente. I migliori software helpdesk offrono strumenti per archiviare e organizzare le interazioni e le segnalazioni precedenti dei clienti, consentendo agli operatori di recuperare facilmente la cronologia e consultare le annotazioni relative ai casi precedenti. Grazie a un accesso rapido e agevole a queste informazioni, il processo di risoluzione dei problemi è notevolmente semplificato e accelerato, poiché non è necessario ripartire da zero.
Ottimizza i tempi di risoluzione
È essenziale garantire che i problemi dei clienti vengano risolti nel minor tempo possibile. Sebbene alcuni problemi possano richiedere più tempo per essere completamente risolti, è fondamentale assicurare che i tecnici e gli operatori del helpdesk dispongano delle risorse e del supporto necessari per affrontare in modo efficiente le problematiche più complesse. Introdurre strumenti di self-service e una base di conoscenza accessibile ai clienti può contribuire a ridurre il volume di richieste in ingresso, consentendo agli esperti di concentrarsi sulle questioni più critiche e urgenti.
Affidati a Zendesk Support, scopri il ticketing software
Zendesk, con le sue funzioni avanzate come i trigger e le automazioni, semplifica notevolmente le operazioni di assistenza clienti, offrendo un risparmio di tempo significativo. L’interfaccia intuitiva e user-friendly è stata progettata con attenzione per soddisfare le esigenze sia dei clienti che degli operatori del servizio di assistenza.
Cosa avrai con Zendesk Support:
- Viste personalizzate. Consentono agli operatori dell’helpdesk di organizzare e visualizzare i ticket in base a criteri specifici, migliorando l’efficienza e consentendo una gestione più mirata delle richieste dei clienti;
- Risposte personalizzate. Permettono di creare e utilizzare modelli di risposta predefiniti per risolvere rapidamente le richieste dei clienti, garantendo coerenza e professionalità nella comunicazione;
- App marketplace. Offre una vasta gamma di applicazioni e integrazioni che estendono le funzionalità di Zendesk in base alle esigenze specifiche dell’azienda;
- Efficienza nella collaborazione. Zendesk facilita la collaborazione tra i membri del team attraverso strumenti di comunicazione interna, condivisione di informazioni e assegnazione di compiti, garantendo un flusso di lavoro efficiente;
- Opzioni self-service. Una knowledge base completa e un portale clienti intuitivo, permettono agli utenti di trovare autonomamente le risposte alle proprie domande;
- Software telefonico integrato. L’integrazione di un software telefonico consente di gestire le chiamate dei clienti direttamente dall’interfaccia di Zendesk, migliorando la gestione dei contatti e garantendo una maggiore efficienza nell’assistenza telefonica.
Le altre funzionalità di Zendesk Support
Zendesk Support non si limita a quando detto sopra, infatti potrai usufruire anche di:
- Analitica e generazione rapporti. Gli strumenti di analitica e generazione rapporti forniscono insight approfonditi sulle prestazioni dell’helpdesk, consentendo di monitorare le metriche chiave, identificare aree di miglioramento e valutare l’efficacia delle strategie adottate;
- Chat e messaggi. La chat e i messaggi integrati consentono una comunicazione in tempo reale con i clienti, offrendo un supporto immediato e personalizzato per risolvere rapidamente le loro domande e problemi;
- API, SDK e integrazioni di app. Consentono di estendere le funzionalità di Zendesk, integrandolo con altri sistemi e applicazioni aziendali per un’esperienza completa e integrata;
- Indirizzamento automatizzato. L’indirizzamento automatizzato delle richieste dei clienti serve per assegnare automaticamente i ticket al membro del team più adatto in base alle competenze e alla disponibilità, ottimizzando la gestione delle risorse e migliorando i tempi di risposta;
- Branding personalizzato. Consente di personalizzare l’interfaccia del helpdesk con i colori, il logo e lo stile grafico dell’azienda, garantendo coerenza e riconoscibilità del marchio in ogni interazione con i clienti;
- Assistenza omnicanale. Permette di gestire le interazioni dei clienti su tutti i canali, inclusi telefono, email, chat, social media e altro ancora, fornendo una comunicazione uniforme e integrata su ogni piattaforma;
- Supporto multilingue. Il supporto multilingue migliora l’accessibilità e la soddisfazione del cliente per un pubblico globale.
Tenendo conto delle attuali esigenze dei clienti e dei trends CX 2024, rendere “perfetto” il proprio software helpdesk è ciò che serve alle aziende.
Se non sai da dove partire o vuoi conoscere più approfonditamente l’helpdesk di Zendesk ti basta fissare una consulenza gratuita. Grazie alla sua flessibilità e scalabilità, Zendesk è la scelta ideale per aziende di tutte le dimensioni che desiderano offrire un’esperienza cliente straordinaria e costruire relazioni durature con i propri clienti.