7 step per creare la knowledge base solution interna per la tua azienda
Nel mondo aziendale moderno, una knowledge base interna è uno strumento prezioso per organizzare, condividere e gestire le conoscenze all’interno della tua azienda. Tuttavia, scegliere la giusta knowledge base solution può essere una decisione complessa.
Come i clienti, anche i dipendenti hanno bisogno di un portale per ricercare le informazioni senza dover periodicamente interpellare un collega, aprire un ticket o cercare tra file disorganizzati.
La knowledge base interna può quindi essere utilizzata come self-service.
Gli step per la knowledge base solution interna
1. Valuta le esigenze aziendali. La prima e più importante considerazione nella scelta di una knowledge base solution è comprendere le esigenze specifiche della tua azienda. Chiediti quali problemi stai cercando di risolvere. Ad esempio, potresti voler migliorare la formazione dei dipendenti, aumentare la produttività o migliorare il supporto clienti. Identifica chi utilizzerà la knowledge base e quali tipi di informazioni devono essere archiviate.
2. Definisci i requisiti tecnici. Dopo aver chiarito le tue esigenze, è importante definire i requisiti tecnici. Questi includono aspetti come la scalabilità, l’integrazione con altri sistemi aziendali, la sicurezza dei dati e la facilità d’uso. Assicurati che la soluzione che scegli sia compatibile con l’infrastruttura esistente e che soddisfi i requisiti di sicurezza aziendale.
3. Valuta le funzionalità. Le diverse soluzioni di knowledge base offrono una vasta gamma di funzionalità. Fai una lista delle caratteristiche che ritieni essenziali per la tua azienda. Alcune funzionalità comuni includono la ricerca avanzata, la gestione dei permessi, la creazione di contenuti collaborativi e l’analisi delle prestazioni. Valuta attentamente le opzioni disponibili e assicurati che la soluzione scelta abbia le funzionalità necessarie per supportare le tue esigenze.
4. Considera la facilità d’uso. Una knowledge base solution efficace dovrebbe essere accessibile e intuitiva per gli utenti. Assicurati che la soluzione che scegli sia facile da usare sia per la creazione che per la consultazione dei contenuti. La curva di apprendimento dovrebbe essere breve, in modo che i dipendenti possano iniziare a trarre vantaggio il più rapidamente possibile.
5. Valuta il supporto e l’assistenza. Anche la qualità del supporto e dell’assistenza offerti dal fornitore della knowledge base è un fattore importante. Assicurati che il fornitore sia in grado di dare un adeguato supporto tecnico e che sia disponibile per risolvere eventuali problemi o rispondere alle tue domande.
6. Testa la soluzione. Prima di prendere una decisione definitiva, è consigliabile testare la soluzione in un ambiente di prova. Coinvolgi i dipendenti chiave nel processo di test per raccogliere feedback e valutare l’usabilità e l’efficacia della soluzione.
7. Valuta il costo. Infine, valuta il costo complessivo della soluzione. Considera i costi iniziali di acquisizione, così come i costi ricorrenti per la manutenzione e l’aggiornamento. Assicurati che il valore offerto dalla knowledge base solution sia in linea con il budget disponibile.
Elementi che non devono mancare
Cosa includere nella base di conoscenza interna della tua azienda dipende interamente da te e dalle esigenze dei tuoi dipendenti.
Ecco alcune delle informazioni più comuni:
- Informazioni aziendali di base;
- Onboarding e formazione;
- Assistenza tecnica;
- Elenco del personale;
- Calendari ed eventi;
- Compensi e benefici per i dipendenti;
- Informazioni specifiche del dipartimento;
- Risoluzioni dei problemi dei dipendenti.
Zendesk per la tua Knowledge base solution interna
Esistono dei software progettati per supportare le funzioni di knowledge base come Zendesk.
La knowledge base solution interna di Zendesk è intuitiva e creata per i dipendenti a tutti i livelli. La KB interna cresce e migliora nel tempo, garantendo rapido accesso alle informazioni di cui ognuno ha bisogno.
Ciò che Zendesk offre è la possibilità di centralizzare e semplificare tutte le interazioni di supporto dei tuoi dipendenti in un unico luogo ben organizzato. Inoltre, le funzionalità di analisi forniscono ai tuoi team HR e IT le informazioni necessarie per prendere decisioni più informate per migliorare l’esperienza dei tuoi dipendenti.
Possiamo quindi affermare che scegliere la giusta knowledge base solution interna per la tua azienda è una decisione importante che richiede una valutazione approfondita delle esigenze aziendali, dei requisiti tecnici e delle funzionalità offerte. Seguendo questi passi e dedicandoci il tempo necessario, sarai in grado di implementare una soluzione di knowledge base che migliorerà l’efficienza e la produttività della tua azienda.
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