Workflow: definizione, cos’è e come funziona
Quando svolgiamo delle task in azienda, lo facciamo seguendo delle procedure ben definite e eseguendo delle azioni in un determinato ordine.
Possiamo dire che stiamo seguendo un workflow o in italiano “flusso di lavoro”, ossia la sequenza di attività con cui svolgi un lavoro.
Nello specifico, il workflow scompone un processo in diversi task per ottimizzare tempo e efficienza.
Se applichiamo la definizione di flusso di lavoro alle tecnologie IT, si apre tutto un altro scenario.
Questo perché ci sono dei processi che possono essere automatizzati creando una serie di condizioni (regole di attivazione); al verificarsi di determinate condizioni, si attiverà il flusso di lavoro.
Vediamo insieme nello specifico come funziona il workflow e perché è importante gestire i flussi di lavoro in azienda.
Workflow: definizione
Come abbiamo accennato, un workflow fa riferimento a una serie di attività che, poste in sequenza o in parallelo, permettono di raggiungere un obiettivo.
Nella maggior parte dei casi, parliamo di un processo lineare, che segue una serie di regole predefinite per avviarsi e giungere al termine.
Questo vale anche per il reparto IT, che può standardizzare e automatizzare una serie di processi per rendere il lavoro più veloce ed efficiente.
I workflow possono essere di diversa natura:
- Ci sono workflow documentali, che permettono alle aziende di creare, firmare, modificare e archiviare documenti, senza il rischio di perderli;
- I workflow per la gestione dei processi, che consentono alle imprese di lavorare in modo più efficiente, mettendo in ordine una serie di task.
Vediamo insieme come funzionano i flussi di lavoro.
Come funziona un flusso di lavoro
Ogni workflow ha al suo interno tre elementi chiave:
- I task, ossia le attività correlate tra loro che consentono al flusso di lavoro di avanzare;
- Le regole, ossia le condizioni di attivazione e le relative tempistiche con cui si innescano;
- Il feedback, ossia l’esito delle attività che costituiscono il flusso di lavoro.
Questi tre fattori sono interdipendenti e creano un flusso di lavoro, di qualunque tipologia.
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